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6 agosto, 2015 10 consejos para el uso correcto del correo electrónico Publicado en: La fuente

Por Mariela Torres

El correo electrónico tiene un valor muy importante para la comunicación en cualquier trabajo porque nos permite compartir información entre los empleados, con el público y posibles clientes con los que no nos es posible tener contacto físico tan fácilmente.

El buen o mal manejo de nuestro correo también puede hablar sobre nuestro profesionalismo al momento de hacer nuestro trabajo. Por esta razón, les comparto diez consejos que debemos tomar en cuenta antes de enviar correos:

  1. Sé formal. Si estás usando tu cuenta de correo para buscar trabajo o para cuestiones laborales, evita tener correos que parezcan de uso personal. La recomendación más puntual en este sentido es tener un correo que sea de la siguiente forma: nombre.apellido@serviciodecorreo.com. Evita a toda costa poner diminutivos, apodos o utilizar correos que sean difíciles de transmitir de manera rápida. Consejo: si tienes que deletrear tu correo cada vez que alguien te lo pide, considera cambiarlo.
  2. Escribe bien tu nombre al configurar la cuenta de correo. Cada que envíes un mensaje, el destinatario podrá ver tu nombre tal y como lo escribiste en el registro. Si tiene faltas de ortografía, símbolos de más o es difícil de leer, le restará puntos a tu imagen.
  3. Aprende a administrar a tus destinatarios: en “Para” escribimos el correo de una o varias personas principales, a las que nos queremos dirigir directamente; en “Correo con Copia” (CC) ponemos a otras personas que pueden estar interesadas en el contenido de nuestro correo pero no son el remitente principal y en Correo con Copia Oculta (CCO) escribimos direcciones de correo que también pueden estar interesadas en el contenido pero que nadie podrá ver. Antes de enviar tu correo, pregúntate qué personas son las que necesitan interactuar y a quiénes sólo les vas a informar.
  4. Revisa que el asunto del correo exprese concretamente el contenido del mismo; así será más fácil que el destinatario le dé la prioridad necesaria.
  5. El contenido debe estar constituido por un saludo, cuerpo y despedida. En el cuerpo del mensaje es necesario ser directos: escribir lo que queremos decir de manera clara y sin palabras de más. Es importante ser simples y concretos para dar a entender el mensaje.
  6. En la firma intenta escribir solamente tu nombre, cargo, organización o empresa en la que trabajas y datos de contacto. Si vas a poner un logo, intenta hacerlo de un tamaño moderado para que sea fácil de cargar y visible.
  7. Cuando contestas un correo con más de un destinatario, es importante primero decidir si la respuesta es para todos o solamente para el remitente; una vez teniendo claro este punto, si la respuesta es para todos debes seleccionar la opción “Responder a todos”. Si, por el contrario, sólo deseas contestarle al remitente, seleccionas “Responder”. Recuerda que todos recibimos muchos correos electrónicos cada día. Antes de copiar a alguien en un correo, pregúntate si esa persona realmente está interesada en recibir la información que vas a enviar.
  8. Cuando reenvías un correo, debes revisar cuál es la información que puede ser de utilidad para el destinatario. Si necesitas compartir todo el contenido, sólo selecciona “Reenviar”, de lo contrario borra o agrega la información pertinente.
  9. Haz una revisión general de tu correo antes de apretar “Enviar”. Revisa que los archivos que mandes se hayan cargado correctamente, que los enlaces funcionen, que no tenga errores de ortografía y sintaxis y que el color y tamaño del texto sea adecuado.
  10. Revisa periódicamente tu bandeja de “Correo no deseado”. Esto ayudará a que el filtro tenga más información sobre los correos que sí te interesan, al tiempo que te aseguras de no pasar por alto alguna comunicación importante que cayó ahí por error.

También es práctico aprender a usar las demás aplicaciones que nos permiten estar más organizados y sincronizados con nuestro correo, como el calendario, Drive, nuestra red de contactos y los previsualizadores de documentos. Tómate un tiempo para conocer cada una de ellas y sacarle el mayor provecho a tu servicio de correo electrónico.

Es importante para los jóvenes conocer estas herramientas, ya que en la actualidad el primer contacto con sus posibles empleadores generalmente se realiza por correo y cualquier error puede significar un rechazo de su parte.

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